الإهلاك والبيع والتحويل وتقارير الأصول

الفكرة في سطرين

بعد تسجيل الأصل في بطاقة الأصل تعمل عليه خمس شاشات: إهلاك شهري يحسب قسط الشهر ويرحّله، وبيع/استبعاد يخرج الأصل من الدفاتر، وتحويل مخزون ينقل بين الأصل والمخزون، وحركات الأصول تسجّل الإضافات والاستبدالات، وتقارير الأصول تعرض الصورة الكاملة. الإهلاك والبيع والتحويل تنشئ القيود المالية وحدها، أما «حركات الأصول» فتسجّل في سجل الأصول فقط.

للتقارير فلتر مشترك مع باقي التقارير، راجع فلاتر التقارير.

أين أجد الشاشة ولمن؟

نصيحة: كلها تحتاج ترخيص وحدة الأصول الثابتة، ولكل زر صلاحيته. ولا يظهر تطبيق «الأصول الثابتة» في الأنظمة المحاسبية البحتة ولا أنظمة المخازن.

الخطوات

الإهلاك الشهري

الإهلاك هو توزيع تكلفة الأصل على سنوات عمره: كل شهر يُسجَّل قسط صغير كمصروف، ويتراكم في «مجمع الإهلاك».

1. افتح «إهلاك شهري». تفتح الشاشة على آخر شهر منتهٍ ومعها معاينة جاهزة.
2. اختر «السنة :» و«الشهر :»..
3. اضغط زر «معاينة» (أيقونة بتلميح بهذا الاسم). يظهر جدول بكل أصل مؤهل في «معاينة شهر الإهلاك»: التكلفة، قيمة التخريد، المجمع السابق، «قسط الإهلاك»، «مجمع بعد الإهلاك»، «قيمة دفترية بعد الإهلاك».
4. الأعداد أعلى الجدول تلخّص المعاينة: المؤهلة، المشاكل، المرحل، الإجمالي، المعدل يدوياً. وخانة «التصفية :» تقصر الجدول على «المؤهلة فقط» أو «المشاكل فقط» أو «المرحل فقط» أو «بدون حسابات» أو «معدل يدوياً».
5. إن أردت قسطًا غير القسط المحسوب لأصل معيّن فعدّل العمود «القسط اليدوي» واكتب «سبب التعديل». السبب إلزامي، وإلا يظهر: «يجب إدخال سبب تعديل قسط الإهلاك للأصل: …». والقسط لا يزيد عن المتبقي القابل للإهلاك ولا يكون سالبًا.
6. اكتب «البيان :» إن أردت نصًا على القيد (اختياري).
7. للاطلاع على القيد قبل إنشائه اضغط «معاينة القيد المتوقع».
8. اضغط «ترحيل الإهلاك» ثم نعم على السؤال «هل تريد ترحيل إهلاك هذا الشهر؟». إن كان عندك أكثر من دفتر قيود فتظهر قائمة لاختيار الدفتر.
9. تظهر الرسالة «تم ترحيل الإهلاك بقيد رقم: …» ويفتح «سجل تشغيلات الإهلاك».

ما الذي يُسجَّل: قيد واحد بتاريخ آخر يوم في الشهر، من حـ/ مصروف الإهلاك (مدين) إلى حـ/ مجمع الإهلاك (دائن)، يُجمَّع لكل حساب ومركز تكلفة. بيانه: «إهلاك أصول ثابتة ش/سنة».

من يُهلَك: الأصل بحالة «نشط»، له تاريخ بدء إهلاك (الشهر الذي بعد التشغيل)، وتكلفته وعمره أكبر من صفر، وله حسابا «مصروف الإهلاك» و«مجمع الإهلاك»، وبقي منه ما يمكن إهلاكه فوق قيمة التخريد. القسط = (التكلفة − قيمة التخريد) ÷ العمر بالشهور.

إن لم تظهر أصول مؤهلة يعرض البرنامج جدول «تشخيص أهلية الإهلاك» وفيه عمود «سبب عدم الإهلاك». من أسبابه: «الأصل ليس نشطاً للإهلاك»، «لم يتم تحديد تاريخ بدء الإهلاك»، «الإهلاك يبدأ بعد هذا الشهر»، «تم ترحيل إهلاك هذا الأصل لهذا الشهر»، «تكلفة الأصل غير موجبة»، «العمر الإنتاجي بالشهور غير محدد»، «القيمة القابلة للإهلاك منتهية»، «حساب مصروف الإهلاك أو مجمع الإهلاك غير محدد».

التراجع والتصحيح:

• الشهر الواحد يُرحَّل مرة واحدة: «تم ترحيل إهلاك هذا الشهر مسبقاً.»
• لا يوجد زر إلغاء للترحيل بعد حدوثه.
• لتصحيح مبلغ أصل واحد: اختر الأصل في الجدول ثم اضغط «تسوية إهلاك للأصل المحدد»، واكتب قيمة التسوية (الموجبة تزيد المجمع والسالبة تخفضه) وسببها. يُنشأ قيد مستقل بتاريخ آخر يوم في الشهر المختار.
• لتفتح القيد المرتبط اختر سطرًا مرحّلًا واضغط «فتح القيد المرتبط» (يحتاج صلاحية القيود المالية).
• بالزر الأيمن على سطر في الجدول: «فتح بطاقة الأصل»، «فتح القيد»، «عرض حركات الأصل»، «نسخ كود الأصل».

الإهلاك التلقائي: عند دخول مستخدم يملك صلاحية «إهلاك شهري» يرحّل البرنامج إهلاك آخر شهر منتهٍ وحده إن لم يكن مرحّلًا وكانت هناك أصول مؤهلة. يتوقف إن كان عندك أكثر من دفتر قيود، فترحّل يدويًا وتختار الدفتر.

تنبيه: رحّل إهلاك الأشهر المنتهية قبل بيع الأصل أو تحويله إلى المخزون، لأن قيد البيع والتحويل يأخذ المجمع كما هو وقت التنفيذ.

بيع الأصل أو استبعاده

1. افتح «بيع/استبعاد».
2. اختر «الأصل :» من القائمة، أو انقر أصلًا مرتين في الجدول فتُملأ الخانة ويُكتب في «البيان :» عبارة «بيع أصل ثابت: …».
3. اكتب «تاريخ البيع :» (يبدأ بتاريخ اليوم).
4. اكتب «المتحصلات :» وهو ما قبضته من البيع.. اكتب صفرًا للاستبعاد بلا مقابل.
5. اختر «حساب النقد/العميل :»: الخزينة أو البنك أو حساب المشتري. مطلوب حتى لو كان المبلغ صفرًا.
6. اكتب «البيان :» إن أردت.
7. اضغط «ترحيل البيع/الاستبعاد» ثم أكّد: «هل تريد ترحيل بيع/استبعاد الأصل؟».
8. تظهر الرسالة «تم ترحيل البيع بقيد رقم: …» ويتغير وضع الأصل إلى «مباع».

القيد الناتج:

مثال: تكلفة 30000، مجمع إهلاك 9000، فالقيمة الدفترية 21000. بعت بـ 25000: يظهر ربح 4000. بعت بـ 18000: تظهر خسارة 3000.

الرسائل المحتملة:

• «الأصل مباع أو مستبعد أو محول إلى المخزون مسبقاً.»
• «يوجد حركة غير معتمدة على الأصل.»
• «حسابات البيع/الأصل/مجمع الإهلاك غير مكتملة.» (راجع حسابات الأصل في بطاقته).
• «حساب ربح/خسارة بيع الأصل غير مكتمل.» (أكمل «ربح البيع» أو «خسارة البيع»).

تحويل مخزون: من الأصل وإليه

الشاشة فيها عمليتان في شاشة واحدة، وكل عملية لها زرها. تحتاج دفترًا مخزنيًا مناسبًا، وإلا تظهر: «لا يوجد دفتر مخزني مناسب لنوع الحركة رقم …».

أ) تحويل صنف من المخزن إلى أصل (اشتريت مكيفًا للبيع ثم قررت استعماله في المكتب):

1. اكتب «اسم الأصل الجديد :» واختر «نوع الأصل :» (تُملأ منه الحسابات والعمر وقيمة التخريد).
2. اختر «الصنف :» و«المخزن :» واكتب «الكمية :» و«تكلفة الوحدة :» (إن تركتها صفرًا تؤخذ تكلفة الصنف) و«تاريخ التحويل :».
3. المفتاح «هل الأصل في الخدمة»: مشغَّل = يبدأ «نشط»، مطفأ = «بالمخزن غير مستخدم».
4. راجع «حساب الأصل :» و«حساب المخزون :» (مطلوبان) وباقي الحسابات في المجموعة «حسابات الأصل وتحويله للمخزون».
5. اضغط «تنفيذ تحويل صنف إلى أصل».
6. النتيجة: يصرف البرنامج الكمية من المخزن بمستند مخزني، ويُنشئ الأصل، ويسجّل قيدًا من حـ/ الأصل إلى حـ/ المخزون. تظهر «تم التحويل بقيد رقم: …».

شروط الصنف: فعّال، وبوحدة افتراضية واحدة معاملها 1، وليس صنفًا مضبوطًا بالصلاحية أو بالرقم التسلسلي. ورصيد المخزن يجب أن يكفي الكمية وإلا تظهر «رصيد المخزن لا يكفي للتحويل إلى أصل.».

ب) تحويل أصل إلى مخزون للبيع (أصل قديم قررت بيعه عبر المخزن):

1. اختر «الأصل المحول :» و«صنف المخزون :» و«مخزن التحويل :» واكتب «الكمية :» و«تاريخ التحويل :».
2. اضغط «تنفيذ تحويل أصل إلى مخزون».
3. النتيجة: يُنشأ مستند استلام مخزني بقيمة الأصل الدفترية، ويُسجَّل قيد من حـ/ المخزون (بالقيمة الدفترية) ومن حـ/ مجمع الإهلاك إلى حـ/ الأصل (بالتكلفة)، وتصير حالة الأصل «محول إلى مخزون».
4. يلزم أن يكون في بطاقة الأصل «حساب الأصل» و«مجمع الإهلاك» و«حساب المخزون»، وإلا تظهر «حسابات الأصل/مجمع الإهلاك/المخزون غير مكتملة.».

الجدول «تحويلات الأصل والمخزون» يعرض التحويلات السابقة، وانقر سطرًا مرتين لتنقل بياناته إلى الخانات.

حركات الأصول

تسجّل هنا ما يطرأ على الأصل بعد شرائه. تنبّه: هذه الشاشة لا تنشئ قيدًا محاسبيًا؛ تُحدّث سجل الأصل وقيمته الدفترية فقط.

1. افتح «حركات الأصول» واختر «اسم الأصل :».
2. اختر «نوع الحركة :»:
   • «إضافة» و«إضافة مكون» و«استبدال داخل»: تزيد تكلفة الأصل.
   • «استبعاد جزء مستبدل» و«استبعاد جزئي» و«استبعاد كامل»: تنقص التكلفة وتحرّر جزءًا من المجمع، و«استبعاد كامل» يغيّر حالة الأصل إلى «مستبعد».
   • «تشغيل الأصل»: يجعله «نشط» ويبدأ إهلاكه من الشهر التالي لتاريخ الحركة.
   • «تغيير تقدير»: تسجَّل للأرشفة ولا تغيّر الأرصدة.
3. اكتب «التاريخ :» و«التكلفة :» و«مجمع مستبعد :» و«قيمة دفترية :» و«المتحصلات :» و«الكمية :». زر «جلب القيمة الدفترية» يملأ التكلفة والمجمع والقيمة من الأصل الحالي.
4. إن كانت الحركة مرتبطة بقيد أو مستند فاكتب رقم القيد (الخانة التي يظهر تلميحها «رقم القيد :») أو «رقم المستند :» مع «نوع المستند :» (اختياري). الحركة المربوطة بقيد أو مستند تُحفظ بعلامة «مرحل».
5. اكتب «البيان :» واضغط «حفظ الحركة». تظهر الحركة في الجدول.
6. للحذف: اختر الحركة واضغط «حذف حركة أصل غير مرحلة» (يظهر فقط لمن يملك الصلاحية) وأكّد «هل تريد تأكيد حذف حركة الأصل؟». لا تُحذف الحركة المرتبطة بفاتورة أو مستند مخزون (أو بصنف ومخزن)، ولا التي سبقت إهلاكًا مرحَّلًا، ولا المربوطة بقيد في سجل الربط. تذكر الرسالة السبب، ومنها: «لا يمكن حذف الحركة لأنها تسبق إهلاكاً مرحلاً أو تؤثر عليه.»

نصيحة: إن أضفت تكلفة إلى أصل فسجّل قيدها المحاسبي من القيود المالية واكتب رقمه في خانة رقم القيد ليكون الأثر مربوطًا.

تقارير الأصول

1. افتح «تقارير الأصول». تفتح على «الإجمالي» من أول السنة حتى اليوم.
2. اختر «التقرير :»..
3. حدّد الفلاتر: «من تاريخ :» و«إلى تاريخ :» و«الأصل :». زر «الفلاتر» يُظهر لوحة الفلاتر أو يخفيها، وتفاصيلها في فلاتر التقارير.
4. اضغط «بحث». إن كان تاريخ البداية بعد النهاية تظهر: «يجب أن يكون تاريخ البداية قبل تاريخ النهاية أو مساويًا له.»

الفلاتر التي لا يستعملها التقرير المختار تُعطَّل تلقائيًا.

انقر سطرًا مرتين: إن كان فيه «رقم القيد» يفتح القيد، وإلا يفتح بطاقة الأصل.

الإعدادات والخيارات

الطباعة والتقارير

• في كل شاشة من الخمس زر «طباعة» (F9) يطبع الجدول الظاهر على الشاشة. وفي تقارير الأصول يطبع نتيجة التقرير.
• قيود الإهلاك والبيع والتحويل تراجعها من القيود المالية بالبحث برقم القيد الذي ظهر في الرسالة.
• لمراجعة أن سجل الأصول يساوي الدفاتر استعمل تقرير «مطابقة القيود».

أسئلة شائعة

ما لا تشمله الشاشة

• لا يوجد إلغاء لترحيل الإهلاك، والتصحيح بتسوية أو بقيد.
• لا إهلاك بطريقة غير القسط الثابت.
• «حركات الأصول» لا تنشئ قيودًا؛ القيد يُسجَّل من القيود المالية ويُربط برقمه.
• بيع الأصل لا يصدر فاتورة بيع؛ يسجّل قيدًا فقط. وتحويله للمخزون ثم بيعه بفاتورة يتم بتحويل مخزون.
• لا يوجد في هذه الشاشات استيراد من إكسل.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع