فاتورة المشتريات

الفكرة في سطرين

شاشة فاتورة المشتريات هي المكان الذي تسجّل منه البضاعة التي اشتريتها من المورّد: تختار المورّد، وتدخل الأصناف بسعر الشراء، وتعتمد الفاتورة فيزيد رصيد الأصناف في المخزن ويُسجَّل المبلغ على حساب المورّد. الشاشة نفسها تفتح لمردودات المشتريات وفاتورة المشتريات المبدئية وأمر الشراء، والفرق بينها هو الدفتر الذي تفتح منه.

أين أجد الشاشة ولمن؟

من «الرئيسية» افتح تطبيق «المشتريات» واختر الصفحة المناسبة («فاتورة مشتريات» أو «مردودات مشتريات» أو «مشتريات مبدئية» أو «أمر شراء»)، ثم اضغط اسم الدفتر الذي تعمل عليه من أزرار الدفاتر في الصفحة نفسها.

ما هو الدفتر؟ الدفتر هو «سلسلة» فواتير لها اسم وترقيم خاص بها وإعداداتها: مثلًا «مشتريات محلية» و«مشتريات مستوردة». كل فاتورة تُحفظ في دفتر، ولكل دفتر ترقيمه وخياراته. الدفاتر التي تظهر لك هي التي أُعطيت لمجموعة صلاحياتك.

• إذا كان لك أكثر من دفتر، تظهر نافذة «الـرجـاء إخـتـيـار دفـتـر» وفيها عمود «اسـم الدفتر»؛ اختر واحدًا.
• إذا لم يوجد أي دفتر لك، تظهر الرسالة «لا يـوجد دفـاتر لإختيـارها, يجـب إنشاء دفاتـر أولا» وتُغلق الشاشة. أنشئ الدفتر من تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان» ← «الدفـاتر المالية» (أو اطلب من المدير إعطاءك الدفتر).
• اسم الدفتر هو العنوان الملوّن أعلى الفاتورة، وفاتورة المشتريات بلون وردي فاتح.

الخطوات

١) فاتورة مشتريات جديدة

1. افتح الشاشة من تطبيق «المشتريات» واختر الدفتر. تُفتح فاتورة فارغة بتاريخ اليوم.
2. اختر المورّد من خانة «اسم الحساب :» (اضغط الزر الذي بجانبها أو Enter). الزر «إضافة حسـاب» ينشئ مورّدًا جديدًا، والزر «كشـف حسـاب» يعرض كشف حساب المورّد.
3. يظهر رصيد الحساب بجانب الاسم (علامة «إخفاء رصيد الحساب» تخفيه).
4. تأكد من «اسم المخــزن :» الذي ستدخل إليه البضاعة، ومن «التاريخ» و«العملة».
5. اختر المورّد قبل الاعتماد. إن تركته فارغًا تظهر نافذة اختياره عند الاعتماد.

٢) إضافة الأصناف

1. اكتب الباركود أو رقم الصنف في خانة «الـرمـــــــــــــــز :» واضغط Enter. أو اضغط «إضافة صنــــف» (أو مفتاح Insert) لتبحث بالاسم.
2. اكتب «الكمية :» و«السعر :». في المشتريات تسمّى الخانة «سعر الشراء :»، ويظهر معها «سعر التكلفة :».
3. اضغط «إدخال الصنــف للفاتورة» ليدخل السطر.
4. الإدخال المباشر: إن كان خيار «إدخال مباشر للفاتورة» مفعلًا، فكل Enter بعد الباركود يُدخل الصنف فورًا، ويعود المؤشر إلى الباركود. بعد كل مسح راجع السطر في الجدول للتأكد من الكمية.

ما يختلف في المشتريات عن المبيعات:

• لا يفحص البرنامج رصيد الصنف، فأنت تُدخل بضاعة لا تُخرجها. (الفحص يعمل في فاتورة المبيعات ومردودات المشتريات.)
• يظهر في الجانب مربع «أسعار البيع بـالدينار» بخانتي «السعر الأول :» و«السعر الثاني :»، ويظهر في الجدول العمودان «السعر الأول» و«السعر الثاني». تعديلهما من فاتورة الشراء (بتحرير الخلية في الجدول) يغيّر سعر بيع الصنف في بطاقته نفسها ويُسجَّل في سجل المستخدمين، فتصرّف بحذر. وعند تغيير السعر الأول قد يسألك «هـل تريد تحديث أسـعـار الوحدات الإضافية للصنف ؟».
• السطر يُحفظ في الفاتورة فور إدخاله، وتبقى الفاتورة «معلقة» حتى تعتمدها.

ملاحظات أثناء الإدخال:

• لتعديل سطر: حدده ثم F7 (اسم الصنف) أو F8 (الكمية) أو F9 (السعر).
• لحذف سطر: حدده واضغط «حذف صنــــــــف» أو Delete. وزر «حذف الأصناف من الفاتورة» يمسح كل السطور.
• لشراء الصنف بوحدة أخرى اختر الوحدة من خانة «الوحدة :».
• صنف جديد غير مسجّل: إن كان الدفتر على خيار «البحث بـالباركود» وكتبت باركودًا غير موجود تظهر «هذا الصنف غير موجود, هل تريد فتح بطاقة صنـف لــه ؟». اضغط نعم لتفتح بطاقة الصنف وتسجله، ثم تعود فيدخل في الفاتورة. من لا يملك صلاحية بطاقة الصنف تظهر له «عذرأ... ليـس لديك الصلاحيـات الازمـة!». وبدون هذا الخيار تظهر «هذا الصنف غير موجود, الرجاء التأكد من رقم الباركود».
• مع هذا الخيار يظهر زر «إضافة تسلسل باركود» لإنشاء باركودات للصنف.
• زر «جلب البيانات من ملف (Excel)» يدخل سطورًا كثيرة دفعة واحدة؛ راجع موضوع «الاستيراد الذكي من إكسل».
• رسائل أخرى: «تم إيقاف حركة هذا الصنف, الرجاء التأكد من مسـؤول النظـام»، و«تم إدراج هذا الصنف في الفاتورة, الرجاء التأكد» (حين لا يُسمح بتكرار الصنف).

٣) الخصم

1. اضغط F6 واكتب قيمة الخصم، أو اكتبها في خانة «الـخـصـم :» أسفل الشاشة.
2. لكل مستخدم حد أعلى للخصم. إذا تجاوزته تظهر «عذراً... قيمة الخصم أكبر من القيمة المسموحة لك, تم إلغاء الخصم»، وإذا كان الخصم أكبر من الإجمالي تظهر «عذراً... قيمة الخصم أكبر من إجمالي الفاتورة, تم إلغاء الخصم».

٤) الاعتماد

الفاتورة قبل الاعتماد «معلقة» (تظهر العلامة «فـاتـورة مـعـلـقـــة !!» وتلميحها «فاتورة معلقة غير داخلة في الحساب»). الاعتماد هو ما يدخل البضاعة إلى المخزن ويسجّل المبلغ على المورّد.

1. اضغط «إعـتماد الفاتورة» أو F1.
2. إن لم تختر المورّد تظهر نافذة اختياره، فإن لم تختر تظهر «لا يمكن إكمال الفاتورة بدون اسم حساب: …» مع السبب.
3. إن لم تختر المخزن تظهر «الرجـاء إختـيار المخـزن أولاً».
4. تُفتح فاتورة جديدة تلقائيًا إذا كان خيار «فتح فاتورة جديدة بعد الإعتماد» مفعلًا في الدفتر، وتُطبع الفاتورة تلقائيًا إذا كان «طباعة آليـة بعد الإعتماد» مفعلًا.
5. لتأجيل الفاتورة دون اعتماد اضغط F2 («تـعـلـيـق الـفـاتورة»)؛ تُحفظ معلقة وتُفتح فاتورة جديدة.

رسائل قد تظهر عند الاعتماد:

تسديد المورّد: افتح الفاتورة واضغط الزر «إيصال مالي». يُفتح «إيـصـال دفـع» جاهزًا بالمبلغ المستحق، ولا يُسدَّد المورّد إلا بحفظ هذا الإيصال.

٥) البحث عن فاتورة قديمة

• بالرقم: اكتب الرقم في «رقم الفاتورة :» واضغط Enter.
• بالتصفح: F4 للتالية وF5 للسابقة.
• بنافذة البحث: F10 (أو الزر «البحث عـن الفواتـيـر»). تفتح «البحث عـن فـاتورة» وفيها «من تاريخ :» و«إلى تاريخ :» (Enter للبحث) ومربع «عرض كل»، وأعمدة «الرقم الآلي» و«التاريخ» و«رقم الفاتورة» و«اسم الحساب» و«الإجمالي» و«الخصم» و«الصافي». اختر الفاتورة لتُفتح.
• إن كانت الفاتورة الحالية معدلة ولم تُعتمد يسألك «هـل تريد اعتماد الفاتورة قبل الخروج ؟».

٦) تعديل الفاتورة أو حذفها أو قفلها

• التعديل: افتح الفاتورة وعدّل ثم اضغط «إعـتماد الفاتورة» (F1) ليُحفظ التعديل. يتطلب صلاحية «تعديل» لهذا النوع.
• حذف سطر من فاتورة معتمدة يتطلب صلاحية «حذف بند من الفاتورة»، وإلا تظهر «عذرأ... ليـس لديك الصلاحيـات الازمـة!». ويسألك «هـل تريد تأكيد إزالة البند [ … ] من الفاتورة ؟».
• حذف الفاتورة كلها: F11 أو «حذف الفاتورة بالكامل (F11)». يطلب صلاحية «حذف» وإلا تظهر «عذرًا... ليست لديك صلاحية حذف هذا المستند.». ثم «سيتم حذف الـفـاتـورة بالكـامل, هل تريد الإستمرار ؟».
  • إن وُجد إيصال مرتبط تظهر «يـوجد إيصال مالي مرتبط بالفاتورة, هل تريد حذفـه أيضـاً ؟».
  • إن وُجدت مصروفات على الفاتورة تظهر «توجـد مصروفات على الفاتورة, يجب حذفهــا أولًا» ولا تُحذف.
  • الفاتورة المحذوفة لا تُمحى؛ تظهر بعلامة «مستند محذوف !!» ويتحول الزر إلى «إسترجاع الفاتورة».
• القفل: المحاسب يراجع الفاتورة ثم يقفلها فتظهر العلامة الحمراء «مستند مقفـل !!» وتتعطل أزرار الاعتماد والتعليق والحذف.
  • للقفل: زر الفأرة الأيمن على «إعـتماد الفاتورة» ثم أكّد «مـراجـعـة وقفل الحركة».
  • لفك القفل: اضغط العلامة الحمراء وأكّد «إلغـاء مـراجـعـة الحركة».
  • يتطلبان صلاحية «قفل وفتح» لهذا النوع.
• إذا ظهرت العلامة الحمراء «بلا صلاحية تعديل !!» فالفاتورة غير مقفلة، لكنك لا تملك صلاحية تعديل هذا النوع.

٧) مردودات المشتريات

1. من الفاتورة نفسها: افتح فاتورة الشراء الأصلية واضغط الزر «فاتورة مردودات مشتريات» (يظهر في أزرار الفاتورة). تُفتح شاشة المردودات وقد عُرضت الفاتورة الأصلية في تبويب «بيانات فاتورة المشتريات».
2. أو ابدأ من التطبيق: «الرئيسية» ← تطبيق «المشتريات» ← «مردودات مشتريات» واختر الدفتر، ثم اضغط «إختيار الـفـاتورة».
   • بزر الفأرة الأيسر: اكتب الرقم في «الـرجـاء إدخـال رقـم الـفـاتـورة...».
   • بزر الفأرة الأيمن: اختر الدفتر ثم الفاتورة من نافذة البحث.
   • إن لم تجد الفاتورة تظهر «عـذراً... الـرجاء التـأكـد مـن رقـم الـفـاتـورة».
3. اضغط مرتين على السطر المراد إرجاعه؛ يدخل في المردودات بسعره ووحدته الأصلية.
4. عدّل الكمية، ثم اعتمد بـ F1 كأي فاتورة. مردودات المشتريات تخرج البضاعة من المخزن، لذلك يفحص البرنامج رصيد الصنف كما في البيع (انظر رسالة «لا يـوجد رصـيد كـافي لـهذا الصنــف في المخـزن»).
5. لاستلام المبلغ من المورّد استعمل الزر «إيصال مالي» (يفتح «إيـصـال قـبـض»).

إذا لم تكن لديك صلاحية فتح مردودات المشتريات تظهر «عذرأ... ليـس لديك الصلاحيـات الازمـة!».

٨) الفاتورة المبدئية وأمر الشراء

الفاتورة المبدئية (وأمر الشراء) ليست فاتورة شراء نهائية: هي طلب يُجهَّز قبل وصول البضاعة، ثم يُرحَّل إلى فاتورة شراء نهائية.

1. افتح «فاتورة مشتريات مبدئية» (أو «أمر شراء») وأدخل المورّد والأصناف كما سبق.
2. عندما تصل البضاعة اضغط «ترحيل كفـاتورة نهائية» وأكّد «هـل تريد إعتماد الـفـاتـورة كفاتورة نهائية ؟».
3. اختر دفتر فاتورة المشتريات إن كان لديك أكثر من دفتر. تنتهي العملية بالرسالة «تم الإعتماد كـ [ … ] رقم: [ … ] بنجاح» وتُفتح فاتورة المشتريات النهائية.
4. تُقفل الفاتورة المبدئية وتُكتب فيها ملاحظة «تم الإعتماد كـ [ … ]»، فلا تُحوَّل مرتين.

إذا فُعّل خيار «اختيار أمر التوريد/الشراء إجباري» في «الرئيسية» ← تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الإعـدادات» ← «إعدادات النـظام» فإن اعتماد الفاتورة يطلب اختيار أمر الشراء أولًا: «الرجـاء إختـيار أمر شــراء أولاً». ومن لديه صلاحية تجاوز ذلك يُسأل «هل تريد إدخال أمر شــراء أولا ؟».

٩) تحويل فاتورة الشراء إلى فاتورة مبيعات

في فاتورة المشتريات زر بتلميح «تحويل إلى فاتورة مبيعات» ينشئ فاتورة بيع بسطور الفاتورة نفسها. يسألك «هـل تريد تحويل هذه الفاتورة إلى فاتوة مبيعات ؟» (هكذا تُكتب الرسالة على الشاشة). ثم تختار دفتر المبيعات إن كان لديك أكثر من دفتر. الزر مخفي في بعض الأنشطة.

١٠) نسخ فاتورة

الزر «فـاتورة مماثلـة» يفتح نافذة بثلاثة أزرار: «إنشاء فـاتـورة مماثلة» (نسخة في الدفتر نفسه) و«نسـخ إلي دفتر فواتير أخـر» و«إلـغــاء».

الإعدادات والخيارات

الخيارات تُضبط على مستوى الدفتر، ويمكن تفعيل بعضها لكل الدفاتر من تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الإعـدادات» ← «إعدادات النـظام». إذا فُعّل الخيار في الإعدادات العامة سرى على كل الدفاتر.

الدفتر: تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان» ← «الدفـاتر المالية»، ثم تبويب «إعدادت الفاتورة» (هكذا يُكتب على الشاشة) وفيه مجموعة «إعدادات الفواتير».

في تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الإعـدادات» ← «إعدادات النـظام» تبويب «المخزون والمشتريات» خيارات تخص الشراء: «حساب التكلفة على آخر سعر شراء» و«إيقاف التحقق من رصيد الأصناف» و«تفعيل الأصناف المرتبطة» و«تفعيل طلبيات الشراء الآلية» و«اختيار أمر التوريد/الشراء إجباري».

صلاحيات تغيّر ما تراه على الشاشة (من تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان»): «إظهار الأسعار والمبالغ» و«حذف بند من الفاتورة» و«تجاوز رصيد الصنف» و«تجاوز الحد الأعلى للرصيد». ولكل نوع مستند («فاتورة مشتريات» و«مردود مشتريات» و«طلب شراء» و«أمر شراء») إجراءات: إنشاء وتعديل وحذف واعتماد وطباعة، وقفل وفتح.

الطباعة والتقارير

• اضغط «طباعة الفاتورة (F12)». تُطبع النسخة المحفوظة من الفاتورة، فاحفظ أو اعتمد قبل الطباعة. تظهر نافذة المعاينة ما لم يكن خيار «إبقاف المعاينة قبل الطباعة» مفعلًا.
• مقاس الورق من القائمة «نوع الفاتورة»: A4 وA5 و80*80. المقاس الافتراضي يأتي من الدفتر.
• إذا كانت عملة الفاتورة غير عملة النظام، فالطباعة بزر الفأرة الأيمن تسأل «هـل تريد طباعـة الفاتورة بـ [ … ] ؟».
• «طبـاعة إذن صرف/إستلام» تطبع ورقة المخزن للفاتورة، ويفيد ذلك عند استلام البضاعة.
• من لا يملك صلاحية الطباعة تظهر له «عذرًا... ليست لديك صلاحية طباعة هذا المستند.». ومن لا يملك «إظهار الأسعار والمبالغ» لا تظهر له الأسعار في الطباعة.
• خيارات الطباعة العامة في تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الإعـدادات» ← «إعدادات النـظام» ← «الفواتير والمبيعات» ← «طباعة الفاتورة والطلبية»: «طباعة آلية بعد الاعتماد» و«إيقاف المعاينة قبل الطباعة» و«إخفاء الشعار والـ QR من الفاتورة» و«إخفاء رصيد الحساب عند الطباعة».
• «تصميم قالب الفاتورة» يفتح مصمم القالب بعد أن يطلب كلمة مرور حسابك. اتركه لمن يعرف التصميم.

أسئلة شائعة

ما لا تشمله الشاشة

• لا توجد خانة ضريبة مستقلة في الفاتورة.
• إنشاء الدفاتر وحساباتها من تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان» ← «الدفـاتر المالية»، لا من هنا.
• فواتير البيع ومردوداتها لها موضوع «فاتورة المبيعات».
• مستندات المخزن (إذن إستلام مواد، إذن صرف مواد، مذكرة مخزون، مخزون أول المدة) تفتح من الشاشة نفسها لكن لكل منها موضوعها لاحقًا.
• فاتورة التصنيع وتفاصيل المطاعم ونقاط البيع لكل منها موضوعه.
• تقارير المشتريات وكشف حساب المورّد لها شاشاتها: تقرير حركة الفواتير في مجموعة «التقارير» داخل تطبيق «المشتريات»، وكشف الحساب في مجموعة «التقارير المالية» داخل تطبيق «الحـسـابات».

تحميل الدليل PDF كل المواضيع