برنامج واتساب

الفكرة في سطرين

مركز واتساب يرسل رسائل ومرفقات (فاتورة، كشف حساب، ملف) إلى عملائك من رقم واتساب واحد تربطه الشركة بالبرنامج. كل رسالة تدخل «طابورًا» يمكنك متابعته، ولا تخرج من هاتفك أنت.

بطاقة العميل والمورد صلاحيات المستخدمين والمستندات

أين أجد الشاشة ولمن؟

الشرط الأول الترخيص: يجب أن يشمل ترخيص شركتك «الواتساب». وإلا تظهر «ترخيص واتساب غير متاح أو منتهي.». والشرط الثاني الصلاحية: وإلا تظهر «لا تملك صلاحية استخدام واتساب.» (أو «لا تتوفر لديك صلاحية استخدام واتساب.»). اطلب من المدير منحك صلاحية «برنامج واتساب».

تبويبات المركز:

• «الاتصال»: حالة الرقم المربوط.
• «إرسال فردي»: رسالة واحدة لعميل.
• «الحملات»: رسالة لعدد من المستلمين.
• «القوالب والقواعد»: للمدير الرئيسي فقط.
• «الطابور والسجل»: متابعة ما أُرسل.

الخطوات

1) تأكد أن الاتصال جاهز

1. افتح تبويب «الاتصال». تقرأ فيه «الرقم المتصل» و«حالة الجلسة» و«آخر تحديث»، ويرى المدير معها «وضع الجهاز» و«مسار التوزيع».
2. اضغط «تحديث الحالة» إن لزم.
3. الحالة المطلوبة: «متصل وجاهز للإرسال». الحالات الأخرى:
   • «بانتظار إكمال الاتصال»: الهاتف لم يُربط بعد.
   • «انتهت جلسة الاتصال؛ أعد المحاولة»: يحتاج المدير ربطه من جديد.
   • «غير مهيأة» مع «لم تتم تهيئة اتصال واتساب بعد.»: لم يُربط أي هاتف. اطلب من مدير النظام فتح «إدارة الجلسة».

2) ربط الهاتف (مدير النظام الرئيسي)

1. في تبويب «الاتصال» اضغط «إدارة الجلسة» فتفتح نافذة «إدارة جلسة واتساب».
2. من مجموعة «إعداد الجهاز والجلسة» حدد «وضع الجهاز:» (مستقل أو موزع طابور مشترك أو عضو في طابور مشترك) و«اسم الجلسة:» و«رقم الهاتف:»، ثم اضغط «إنشاء جلسة».
3. اضغط «عرض QR» فيظهر «رمز الربط QR» في تبويب «الاتصال».
4. من تطبيق واتساب على الهاتف امسح الرمز. تقرأ «امسح الرمز من تطبيق واتساب.» ثم «حالة الربط: متصلة.».
5. إن انتهت صلاحية الرمز تظهر «انتهت صلاحية رمز الربط. اطلب رمزًا جديدًا.» فاضغط «طلب رمز جديد».

أزرار النافذة الأخرى: «فصل» (يفصل الجلسة دون حذفها) و«إعادة تشغيل» و«حذف» (حذف نهائي للجلسة) و«اختبار» (يجهز رسالة اختبار). وتبويباتها «الحماية والاسترداد» و«مستخدم الجلسة» و«التشخيص» للمدير أو للدعم الفني.

نصيحة: اربط رقم الشركة الذي تستعمله فعلًا مع العملاء، واجعل الهاتف متصلًا بالإنترنت.

3) إرسال رسالة لعميل واحد

1. افتح تبويب «إرسال فردي».
2. في «بيانات المستلم» اضغط «اسم الحساب:» واختر العميل من شجرة الحسابات. يُملأ «رقم الحساب:» و«كود الدولة:» و«رقم الهاتف:» من بطاقة العميل، ويظهر «الرقم الدولي:» جاهزًا للإرسال. عدّل الرقم إن لزم.
3. اكتب النص في «نص الرسالة».
4. لإرفاق ملف اضغط زر النقاط (...) داخل خانة «المرفق:»، واختر من «نوعه:»: «تلقائي» أو «صورة» أو «مستند». الملفات المقبولة: صور (jpg وjpeg وpng وgif وwebp) وpdf وWord وExcel وtxt وcsv وmp4 وmp3. إن كان الملف كبيرًا جدًا أو غير مقبول تظهر «المرفق غير صالح أو يتجاوز الحجم المسموح.»
5. اختياريًا فعّل «تحقق من الرقم قبل الإرسال» واضغط «تحقق الآن» لتعرف هل الرقم على واتساب. الحالة المبدئية: «لم يتم التحقق».
6. تتابع «معاينة فورية»: «المستلم» و«المرفق» ونص الرسالة. تقول لك: «المعاينة لا ترسل الرسالة.» وزر «معاينة ثابتة» يفتح نافذة «معاينة الإرسال» برقم المستلم والمرفق والنص.
7. اضغط «إضافة للطابور». تظهر «تمت إضافة الرسالة إلى الطابور الدائم.»

أخطاء شائعة في هذه الخطوات:

• «رقم هاتف واتساب غير صالح. أدخل رقمًا محليًا أو دوليًا صحيحًا.»: صحّح الرقم.
• «راجع رقم الهاتف قبل الإرسال.»: تظهر في المعاينة والرقم غير مقبول.

4) إرسال حملة لعدد من المستلمين

1. افتح تبويب «الحملات» واكتب «نص الرسالة:» في مجموعة «رسالة الحملة»، ويمكنك إرفاق ملف كما في الإرسال الفردي.
2. أضف المستلمين:
   • «استيراد»: من ملف CSV أو Excel بأعمدة «رقم الحساب» و«الاسم» و«الهاتف». يسألك «طريقة الاستيراد»: نعم لدمجه مع القائمة الحالية، لا لاستبدالها، إلغاء لتركها.
   • «إضافة»: مستلم واحد بيدك.
   • «تحديد الكل» و«إلغاء التحديد» و«إزالة» لضبط القائمة.
3. اقرأ أعمدة الجدول: «الاسم» و«الرقم» و«تحديد» و«جاهز» و«سبب الاستبعاد» و«التحقق». من في عمود «سبب الاستبعاد» لن تصله الرسالة.
4. اضغط «تحقق» للتحقق المتتابع من الأرقام، و«تصدير» لحفظ القائمة، و«متقدم» لإظهار خيارات التحكم: «تحقق من الأرقام» و«أعد الفشل المؤكد» و«توقف دوري» مع خانات «تأخير أدنى:» و«تأخير أقصى:» بين الرسائل، و«كل عدد:» رسالة تتوقف مدة بين «توقف أدنى:» و«توقف أقصى:».
5. اضغط «معاينة» لتراجع العدد. يظهر «جاهز للإضافة: …».
6. اضغط «إضافة الحملة». تظهر «تم إنشاء الدفعة الذرية وإضافة … رسالة إلى الطابور الدائم.»
7. تابع العدادات: «قيد الانتظار» و«قيد التنفيذ» و«قبله المزود» و«غير مكتملة». ولديك «إيقاف مؤقت» و«استئناف» و«إلغاء»، والإلغاء يسألك «هل تريد إلغاء الدفعة الحالية؟».

نصيحة: أرسل لمن ينتظر رسائلك فقط، ولا ترسل الكثير دفعة واحدة، حتى لا يتضايق العملاء أو يُقيَّد الرقم.

5) متابعة ما أُرسل

1. افتح «الطابور والسجل».
2. صفِّ بـ«حالة الرسالة:»: «الكل» و«قيد الانتظار» و«محجوزة» و«رفع المرفق» و«قيد الإرسال» و«قبله المزود» و«فشلت» و«نتيجة غير مؤكدة» و«ملغاة»، وبـ«الدفعة:».
3. حدّد رسالة واضغط «التفاصيل»: تقرأ «الحالة» و«الرقم» و«المصدر» و«الدفعة» و«المحاولات» و«وقت الإضافة» وملاحظة المستخدم.
4. «تحديث» يجلب الأحدث، ويمكنك «إيقاف الدفعة» و«استئناف الدفعة» و«إلغاء الدفعة».

تنبيه: «قبله المزود» لا تعني أن الرسالة وصلت إلى المستلم. يقول المركز نفسه: «قبول المزود لا يعني أن الرسالة سُلّمت إلى المستلم.»

تنبيه: إن كانت الحالة «نتيجة غير مؤكدة» فلا تعد الإرسال فورًا، فقد تكون الرسالة خرجت فعلًا. راجع الطابور أولًا حتى لا يستلمها العميل مرتين.

6) القوالب والقواعد (مدير النظام الرئيسي)

في تبويب «القوالب والقواعد» مجموعتان: «قوالب الرسائل» (نصوص جاهزة بأسماء ورموز) و«قواعد الأتمتة». لكل منهما «إضافة» و«تعديل» و«حذف» (يسأل قبل الحذف) وخانة بحث.

7) الإرسال من الأرشيف

عندما تُرسل ملفات من الأرشيف يفتح هذا المركز ومعه الملفات مرفقة (يظهر «… ملف من الأرشيف»). اختر العميل، فيسألك «إضافة … ملف إلى طابور واتساب؟»، ثم تضغط الإضافة.

الإعدادات والخيارات

الطباعة والتقارير

لا طباعة في هذه الشاشة. سجل الرسائل في «الطابور والسجل».

أسئلة شائعة

ما لا تشمله الشاشة

• لا تستقبل ردود العملاء ولا تعرض محادثاتهم.
• لا تضمن وصول الرسالة أو قراءتها؛ تعرض حالتها في الطابور فقط.
• لا تعمل بلا هاتف مربوط واتصال بالإنترنت.
• ربط الهاتف وحذف الجلسة والتفاصيل التقنية من اختصاص مدير النظام الرئيسي.
• لا تضع أسعارًا ولا تفعّل اشتراك واتساب؛ الترخيص من مسؤول النظام.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع