مستندات المخزون

الفكرة في سطرين

مستندات المخزون تحرّك الكميات في مخازنك دون أن تبيع لعميل أو تشتري من مورد: «إذن إستلام مواد» يُدخل بضاعة، و«إذن صرف مواد» يُخرجها، و«مذكرة مخزون» تنقل بضاعة من مخزن إلى مخزن، و«مخزون أول المدة» يُدخل الأرصدة التي تبدأ بها. الأربعة تفتح الشاشة نفسها التي تفتح منها فاتورة المبيعات، لكن بخانات أقل، وفي بعضها لا تظهر الأسعار أصلًا.

أين أجد الشاشة ولمن؟

ما هو الدفتر؟ كل مستند يُحفظ في «دفتر»: سلسلة لها اسم وترقيم خاص بها. اسم الدفتر هو العنوان الملوّن أعلى الشاشة. الدفاتر التي تظهر لك هي التي أُعطيت لمجموعة صلاحياتك.

• إذا كان لك أكثر من دفتر تظهر نافذة «الـرجـاء إخـتـيـار دفـتـر».
• إذا لم يوجد دفتر لك تظهر الرسالة «لا يـوجد دفـاتر لإختيـارها, يجـب إنشاء دفاتـر أولا». أنشئ الدفتر من «الرئيسية» ← تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان» ← «الدفـاتر المالية» أو اطلبه من المدير.

مخزون أول المدة يتبع ترخيص الشركة. إن لم يشمله ترخيصك تظهر الرسالة «عذراً... ترخيصك لايدعـم هذه الخدمـة, حاول ثانية أو اتصل بمسؤول النظام» وتُغلق الشاشة.

الخطوات

ما الذي يفرّق هذه المستندات عن فاتورة المبيعات؟

«مذكرة مخزون» و«مخزون أول المدة» لا يطلبان اسم حساب عند الاعتماد. أما إذنا الصرف والإستلام فيطلبان «اسم الحساب :» كما تفعل الفاتورة، إلا في الشركة التي نشاطها «مخازن» فلا يُطلب فيها.

١) إذن صرف مواد (أو إستلام)

1. افتح الشاشة من مسارها في الجدول أعلاه واختر الدفتر. تُفتح وثيقة فارغة بتاريخ اليوم.
2. اختر «اسم الحساب :» (العميل في الصرف، والمورد في الإستلام)، ثم «اسم المخــزن :» (يأتي عادة من الدفتر).
3. اربط الإذن بفاتورة (اختياري): في خانة «الفـــــاتــــورة :» اختر الفاتورة ثم رقمها. يسألك البرنامج «هـل تريد إدراج أصناف الفاتورة ؟» فإن وافقت تدخل أصنافها في الإذن.
4. أضف الأصناف كما في فاتورة المبيعات: الباركود أو الاسم، ثم «الكمية :»، ثم «إدخال الصنــف للفاتورة». التفاصيل في موضوع فاتورة المبيعات.
5. اضغط «إعـتماد الفاتورة» أو F1.

نصيحة: الإذن قبل الاعتماد «معلق». المعلّق محفوظ لكن لا يغيّر رصيد أي مخزن، والاعتماد وحده هو الذي يحرّك الكمية.

من إذن إستلام إلى إذن صرف: افتح إذن الإستلام واضغط زر «تحويل إلى إذن صرف» واختر نعم في «هـل تريد تحويل إذن الإستلام إلى إذن صرف ؟». يُنشأ إذن صرف بالأصناف نفسها.

٢) مذكرة مخزون (نقل بين مخزنين)

1. افتح «مذكرة مخزون» واختر الدفتر.
2. في الجزء العلوي اختر «مخزن الإخـراج :» (من أين تخرج البضاعة) و«مخزن الإدخـال :» (إلى أين تدخل). ولكل جهة خانة «أمين المخزن :» خاصة بها، وخانة «مركز التكلفة :» عند استعمال مراكز التكلفة.
3. اكتب ما تريد في «البيــــــــان :» إن أردت.
4. أضف الأصناف والكميات، ثم اعتمد بـ F1.

تنبيه: اختر المخزنين قبل إضافة أول صنف. بعد أن تدخل أصنافًا في المذكرة لا تفتح الشاشة قائمة تغيير «مخزن الإخراج».

عند اعتماد المذكرة لا تظهر لك أسعار ولا تكاليف، فهي نقل كميات فقط.

٣) مخزون أول المدة

1. افتح «مخزون أول المدة» واختر الدفتر.
2. أضف كل صنف بكميته، واكتب في «سعر التكلفة :» تكلفة الوحدة. هذه التكلفة هي بداية حساب قيمة المخزون.
3. يظهر في الجدول عمود التكلفة لمن لديه صلاحية الأسعار.
4. اعتمد بـ F1.

نصيحة: أدخل أرصدة أول المدة مرة واحدة عند بدء العمل. إن أعدت إدخال الصنف نفسه لاحقًا فسيزيد رصيده من جديد، فلا تكرر.

٤) تعديل المستند أو حذفه

• لتعديل مستند محفوظ: افتحه بالرقم (خانة «رقم الفاتورة :») أو بـ F10 ثم عدّل واعتمد من جديد.
• للتصفح: F4 التالي وF5 السابق.
• لحذفه: F11 أو الزر الأحمر «حذف الفاتورة بالكامل (F11)». يتطلب صلاحية «حذف» وإلا تظهر «عذرًا... ليست لديك صلاحية حذف هذا المستند.».
• من لا يملك صلاحية «اعتماد» هذا النوع يُحفظ مستنده معلقًا ويعتمده مستخدم مخوّل.

الإعدادات والخيارات

الطباعة والتقارير

• «طباعة الفاتورة (F12)» تطبع المستند المحفوظ، فاعتمده أو احفظه قبل الطباعة.
• «طبـاعة إذن صرف/إستلام» تطبع ورقة المخزن للمستند.
• في «مذكرة مخزون» تُطبع بيانات المخزنين وأمينيهما مع المستند.
• لمعرفة أثر هذه المستندات على صنف: افتح «حـركـة صـنـف» من تطبيق «إدارة المخزون» (راجع موضوع تقارير المخزون) وستجد حركة المستند فيها، واضغط مرتين على السطر لتفتحه.

أسئلة شائعة

ما لا تشمله الشاشة

• لا بيع ولا سداد ولا حساب عميل في هذه المستندات؛ للبيع استعمل فاتورة المبيعات.
• شراء البضاعة من مورد يتم من فاتورة المشتريات، لا من إذن الإستلام.
• تصحيح الرصيد بعد عدّ البضاعة فعليًا يتم من «جـرد المخزون» أو «مذكرة جرد».
• إنشاء الدفاتر وضبط حساباتها من «الدفـاتر المالية» (تطبيق «الإعدادات» ← مجموعة «الصلاحيات والأمان»).
• لا تحويل من إذن صرف إلى إذن إستلام.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع