الفكرة في سطرين
الاستيراد الذكي يُدخل بياناتك من إكسل إلى سيلا بالنسخ واللصق أو بفتح الملف، ويقرأ أسماء الأعمدة وحده، ويريك كل سطر قبل الحفظ. لا يُنشأ أي شيء قبل موافقتك.
أين أجد الشاشة ولمن؟
افتح الشاشة من تطبيقها في «الرئيسية»: بطاقة الصنف ومذكرة الجرد من تطبيق «إدارة المخزون»، والفاتورة من تطبيق «المبيعات» أو «المشتريات»، ودليل الحسابات والقيود المالية من تطبيق «الحـسـابات»، والإيصالات من تطبيق «المقبوضات» أو «المدفوعات». ثم ابحث عن زر إكسل في الشاشات التالية. تظهر شاشة «الاستيراد الذكي» عند الضغط عليه.
| الشاشة | ماذا يُدخل | من يستعملها |
|---|---|---|
| بطاقة الصنف | أصناف جديدة ببياناتها الكاملة | أمين المخزن |
| الفاتورة | أسطر الفاتورة المفتوحة، وينشئ الصنف غير الموجود | البائع وأمين المخزن |
| مذكرة الجرد | كميات الجرد، وينشئ الصنف غير الموجود | أمين المخزن |
| دليل الحسابات | حسابات جديدة برقمها وحسابها الرئيسي | المحاسب |
| القيود المالية | قيود كاملة، كل «رقم قيد» قيد مستقل | المحاسب |
| إيصال القبض والدفع | إيصالات، كل سطر إيصال | المحاسب وأمين الصندوق |
الصلاحيات المطلوبة: صلاحية «ملفات الإكسيل»، وصلاحية إنشاء المستند. ولإنشاء صنف صلاحية بطاقة الصنف، ولإنشاء حساب صلاحية نوع الحساب (عملاء، موردون…).
الخطوات
- انسخ الجدول من إكسل والصقه (Ctrl+V)، أو افتح الملف بزر «فتح ملف إكسل أو CSV».
- راجع الأسطر: الأخضر صحيح، والأصفر تنبيه، والأحمر خطأ يحتاج تصحيحًا. عمود «الحالة» وعمود «ملاحظات التحقق» يشرحان السبب.
- صحح في الشبكة مباشرة كما في إكسل، ثم اضغط «التحقق من البيانات» (F5).
- انظر لوحة «قيم جديدة سيتم إنشاؤها عند الحفظ» على اليمين: الفئات والأصناف والحسابات الجديدة.
- اضغط «تخزين» (F10) ووافق مرة واحدة على إنشاء القيم الجديدة.
أزرار أخرى في الشاشة: «جديد - تفريغ الأسطر» (F1)، «حذف الأسطر المحددة» (Ctrl+Delete)، «تنزيل ملف إكسل بعناوين الأعمدة» (اختياري)، «طباعة» (F12). وبالزر الأيمن على الشبكة: «لصق فوق الخلايا» و«لصق كأسطر جديدة» و«تعبئة للأسفل» و«مسح الخلايا» و«حذف الأسطر» و«تراجع» و«إعادة».
التحقق أثناء الكتابة
- بعد كل تعديل في خلية يُعاد التحقق الكامل للورقة وحده بعد لحظة، دون الضغط على «التحقق من البيانات».
- الصنف المكرر داخل الورقة، أو المكرر مع الفاتورة المفتوحة، يحمرّ أو يصفرّ فورًا مع رقم السطر الآخر. وكذلك الرقم التسلسلي المكرر.
- في بطاقة الصنف يظهر الصنف الموجود مسبقًا بعبارة «موجود مسبقاً … سيتم تخطيه» قبل الحفظ.
خلايا البحث والاقتراح
أعمدة الحساب، والحساب الرئيسي أو الإجمالي، واسم الحساب، والخزينة، ومركز التكلفة، والمشروع، وبند المشروع، والعملة، في القيود والإيصالات، خلايا بحث:
- أثناء الكتابة تظهر قائمة اقتراحات من دليلك، فتكمل الاسم دون كتابته كاملًا.
- Enter في خلية فارغة، أو F4، أو زر «…» يفتح نافذة البحث المعتادة في سيلا. تختار منها فيُكتب الرقم والاسم في الخلية.
إيقاف الحفظ
أثناء الحفظ يصير زر الإغلاق (أو Esc) «إيقاف الحفظ». يسألك «هل تريد إيقاف الحفظ؟» مرة واحدة ثم يتوقف:
| الشاشة | ما يحدث عند الإيقاف |
|---|---|
| القيود، والإيصالات، والأصناف، ودليل الحسابات | لا يُحفظ شيء من الورقة |
| أسطر الفاتورة | الأسطر التي دخلت تبقى في الفاتورة غير محفوظة، ويتوقف الباقي |
| مذكرة الجرد | لا تُكتب الأسطر. الأصناف الجديدة التي أُنشئت قبل الإيقاف تبقى وتُذكر |
لا نافذة لكل سطر في لصق الفاتورة. التنبيهات الثانوية، مثل نسب العمولة والصنف المرتبط، تُكتب على السطر نفسه ويكمل الحفظ. والخطأ الذي يمنع السطر يظهر عليه بالأحمر في «ملاحظات التحقق».
قراءة ذكية للملف
- أسماء الأعمدة: تُعرف بصيغ كثيرة: «الحساب» و«رقم الحساب» و«حساب:»، مع الهمزة وبدونها.
- بلا أسماء أعمدة: يقترح البرنامج نوع كل عمود من محتواه (تاريخ، حساب، مدين، دائن، بيان) ويعرضه عليك لتؤكده.
- ربط الأعمدة: زر «ربط أعمدة آخر ملف أو لصق» يفتح شاشة «ربط أعمدة الملف»:
- لكل «عمود الملف» اختر ما «يقابل في سيلا»، أو «— تجاهل —».
- عمود «المحتوى» يخبرك هل العمود أرقام أو تواريخ أو نص وكم صفًا فيه. وعمود «مثال» فيه زر سهم أخضر يعرض قيمة أخرى من العمود نفسه.
- تحت الشبكة «معاينة أول أسطر الملف كما ستُقرأ».
- خيار «الصف الأول عناوين الأعمدة»: أزل علامته إن كان أول صف بيانات، فيُعاد الربط فورًا.
- خيار «حفظ هذا الربط لهذا النوع من الملفات» يحفظه للمرة القادمة.
- الخلايا المدموجة: عنوان التقرير المدموج فوق الجدول وسطر المجموعة المدموج يُتخطيان. والخلية المدموجة لعدة صفوف (مثل رقم قيد لسطرين) تتكرر قيمتها في كل صف.
- العناوين المكررة: التقارير التي تعيد صف العناوين في كل صفحة يُتخطى فيها الصف المكرر.
- الأرقام: «125 د.ل» و«$40» و«1،250» و«(100)» تُقرأ صحيحة.
- هل تقصد؟: عند خطأ في اسم ينبهك البرنامج بالأقرب. اضغط بالزر الأيمن على الخلية واختر «استبدل بالمقترح» فيتغير في كل الأسطر.
بيانات الصنف الكاملة
في شاشة اللصق زر أعلى الشاشة باسم مجموعة الأعمدة الإضافية («بيانات الصنف» في الفاتورة ومذكرة الجرد، و«بيانات الصنف الكاملة» في استيراد الأصناف، وتسميته العامة «أعمدة إضافية»). يُظهر أعمدة إضافية في آخر الشبكة للصنف الجديد:
- الأسعار الثلاثة وسعر التكلفة.
- المجموعة والتصنيف، ونوع الصنف (صنف، خدمة، مواد خام، منتج، إضافات).
- يتبع الصلاحية، وبالرقم التسلسلي، وسنة الصنع، وعملة البيع.
- الوحدة 2 والوحدة 3 بعبوتها وسعرها وباركودها، وباركودات إضافية.
- حد الطلب، والوصف، ورقم القطعة، والموديل، والاسم التجاري، ومكان التخزين، ومخفي، وممنوع البيع.
إذا كان في ملفك أحد هذه الأعمدة تظهر وحدها. ويُحفظ اختيارك لإظهارها أو إخفائها لحسابك وحدك. الصنف الموجود لا تتغير بطاقته ولا أسعاره من اللصق أبدًا.
الأرقام التسلسلية للأجهزة
اكتب أرقام أجهزة السطر في عمود «الأرقام التسلسلية»، مفصولة بفاصلة أو بخط عمودي، مثل: SN-0001, SN-0002, SN-0003.
- عدد الأرقام يساوي الكمية، ولا يتكرر رقم في اللصق ولا في الفاتورة نفسها.
- الصنف يجب أن يعمل بالرقم التسلسلي. الصنف الجديد الذي تكتب له أرقامًا يُفعَّل له ذلك وحده.
- في البيع ينبهك البرنامج إذا لم يكن للرقم رصيد.
- إن تعذر حفظ الأرقام لسطر، يبقى السطر محفوظًا وتكمل أرقامه من تبويب الأرقام التسلسلية (السبب في «ملاحظات التحقق»).
الحسابات
- اكتب رقم الحساب أو اسمه أو الاثنين معًا («1131 - شركة النور»). الأرقام العربية (١١٣١) تُقبل.
- الحساب الرئيسي لا يُقبل في القيد أو الإيصال، ويقترح عليك البرنامج حسابًا تحليليًا تحته.
- الحساب غير الموجود يُقترح إنشاؤه. حدد أباه في عمود «الحساب الرئيسي»، أو اكتب رقمًا يبدأ برقم أبيه.
- في دليل الحسابات يمكن لكل سطر أب مختلف (عملاء وموردين من ورقة واحدة).
القيود المالية
- الأعمدة بترتيب المحاسب: رقم القيد، التاريخ، «الحساب الرئيسي»، «الحساب»، «اسم الحساب»، «مدين»، «دائن»، ثم البيان ومركز التكلفة والمشروع وبنده والعملة.
- مع الأستاذ المساعد يصير «الحساب الرئيسي» «الحساب الإجمالي»، و«اسم الحساب» «اسم الحساب التحليلي».
- الحساب الرئيسي أو الإجمالي يحصر البحث: يُبحث عن اسم الحساب تحته أولًا. فاسمان متشابهان تحت أبوين مختلفين لا يسببان «أكثر من حساب بهذا الاسم». وإن لم يوجد الاسم تحته يُقترح إنشاؤه تحته، مع «هل تقصد» بالأقرب.
- عمود «رقم القيد» يجمع الأسطر: كل رقم قيد مستقل.
- كل قيد يجب أن يتوازن (مدين = دائن)، وإلا يظهر الخطأ بالفرق.
- المبلغ في «مدين» أو «دائن». المبلغ بين قوسين (100) أو السالب يذهب إلى الجانب الآخر.
- عمودا «المبلغ» و«الطرف» مخفيان في البداية. يظهران وحدهما إن كان ملفك يستعملهما، أو من زر «المبلغ والطرف» أعلى الشاشة.
- القيود تُحفظ غير مرحّلة. راجعها ثم رحّلها بزر «تـرحيـل القـيد» كالمعتاد.
- إن كان هناك قيد مفتوح غير مرحّل يسألك البرنامج: إلحاق الأسطر به أم قيود جديدة.
- الورقة كلها تُحفظ معًا أو لا يُحفظ منها شيء.
الإيصالات
- كل سطر إيصال. الأعمدة: الحساب (العميل أو المورد) والمبلغ، ثم اختياريًا التاريخ ورقم الإيصال والخصم والبيان والخزينة.
- الخزينة الافتراضية خزينة المستخدم أو خزينة الدفتر.
- تُطبق قواعد زر الحفظ نفسها: طبيعة الحساب، وسقف التعامل، ومركز التكلفة، والمشروع.
- الحساب الجديد يُنشأ تحت العملاء في القبض، وتحت الموردين في الدفع.
- الورقة كلها تُحفظ معًا أو لا يُحفظ منها شيء.
الإعدادات والخيارات
| الخيار | في الشاشة | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| نسخة احتياطية قبل الحفظ | أسفل الشاشة | يأخذ نسخة احتياطية قبل كتابة الورقة |
| حفظ الصحيح فقط | أسفل الشاشة | تجاهل الأسطر الخاطئة وحفظ الأسطر الصحيحة. في القيود لا يُحفظ قيد ناقص أبدًا |
| الأخطاء فقط | أعلى الشبكة | يعرض الأسطر التي فيها أخطاء فقط |
| الورقة : | أعلى الشاشة | اختيار الورقة من ملف إكسل فيه أكثر من ورقة |
الطباعة والتقارير
زر «طباعة» (F12) يطبع الأسطر المعروضة بحالتها. الأرقام في الشاشة هي ما سيُحفظ.
أسئلة شائعة
س: هل يغير اللصق أسعار أصنافي الموجودة؟
س: كتبت رقم حساب غير موجود، ماذا يحدث؟
س: القيد غير متوازن؟
س: هل تُرحّل القيود المستوردة وحدها؟
س: لماذا لم تظهر أعمدة بيانات الصنف؟
س: ملفي فيه عنوان مدموج فوق الجدول، هل يدخل كبيانات؟
س: أول صف في ملفي بيانات وليس أسماء أعمدة؟
س: لم أعرف ما في العمود من المثال؟
س: كان لصق الفاتورة يُظهر نافذة لكل سطر وأضغط Enter مرارًا، هل تغيّر؟
س: أوقفت حفظ القيود في المنتصف، هل حُفظ جزء منها؟
س: ظهر «أكثر من حساب بهذا الاسم» في القيود؟
س: أين المدين والدائن؟ ملفي فيه «المبلغ» فقط.
س: كيف أختار الحساب دون كتابة رقمه؟
س: أريد حفظ الصحيح وترك الأسطر الخاطئة؟
ما لا تشمله الشاشة
- تغيير بطاقة صنف موجود أو أسعاره من اللصق.
- ترحيل القيود المستوردة تلقائيًا.