المشاريع والفروع

الفكرة في سطرين

المشروع وسم يوضع على المستند وعلى كل سطر قيد يولّده، فتعرف إيرادات كل مشروع وتكاليفه وربحه وموازنته من تقرير واحد. الفرع موقع عمل داخل قاعدة الشركة نفسها: كل مستند يحمل فرعه، وكل مستخدم يعمل في فرعه، وتقارنون الفروع من شاشة واحدة.

الميزتان مطفأتان في البداية. الشركة التي لا تفعّلهما لا ترى أي خانة أو زر أو رسالة جديدة، ولا يتغير فيها أي قيد أو رصيد أو تقرير.

أين أجد الشاشة ولمن؟

• المشاريع والفروع تطبيقان مستقلان في «الرئيسية»: تطبيق «المشاريع» وتطبيق «الفروع».
• كل شاشة تظهر بحسب صلاحيتها في «صلاحيات المستخدمين».

الخطوات

المشاريع: أول مشروع

1. افتح من «الرئيسية» تطبيق «المشاريع» ← «المشاريع».
2. أدخل «اسم المشروع :» و«الكود :» و«العميل :» و«الحالة :» و«تاريخ البداية :» و«تاريخ النهاية :» و«قيمة العقد :» و«التكلفة التقديرية :» و«مركز التكلفة الافتراضي :» إن وُجد.
3. اضغط «تخزين» (F10).
4. زر «الأرشيف» في البطاقة يحفظ عقود المشروع ومستخلصاته وصوره.

ملاحظات:

• يتفعّل «تفعيل المشاريع» تلقائيًا عند حفظ أول مشروع، ويمكن تشغيله أو إطفاؤه من تطبيق «الإعدادات» ← «إعدادات النـظام».
• المشروع الذي عليه مستندات لا يُحذف؛ يُخفى بخيار «مخفي».
• المشروع «الملغى» لا يظهر عند اختيار مشروع في المستندات.
• المشروع المخفي لا يظهر إلا لمن يملك صلاحية «إظهار المشاريع المخفية».

المشروع في المستندات

• خانة «المشروع» بجوار مركز التكلفة في الفاتورة بأنواعها والإيصالات وإيصال الحجز وإيصالات العملة وأمر العمل والقيد (الرأس وكل سطر).
• المشروع يُكتب على كل سطر قيد يولّده المستند.
• اختيار أمر عمل له مشروع يملأ المشروع، واختيار مشروع له مركز تكلفة افتراضي يملأ مركز التكلفة الفارغ.
• «تخصيص المشاريع» يسند مستندات قديمة إلى مشروع بالجملة دون أي تغيير في المبالغ:
  1. حدّد «خيارات البحث» ثم اضغط «بحث».
  2. حدّد المستندات بالمربعات.
  3. اختر «المشروع :» تحت «المشروع المطلوب» ثم اضغط «تخصيص».

الفروع: التفعيل

1. افتح من «الرئيسية» تطبيق «الفروع» ← «الفروع».
2. أدخل «اسم الفرع :» و«العنوان :» و«الهاتف :» و«شعار الفرع :»، و«المخزن الافتراضي :» و«الخزينة الافتراضية :» و«مركز التكلفة الافتراضي :».
3. اختر «حساب جاري الفرع :» أو أنشئه بزر + (يقترح «جاري <اسم الفرع>» تحت الحساب الأب الذي تختاره).
4. اضغط «تخزين» (F10). حفظ أول فرع ينشئ «الفرع الرئيسي» تلقائيًا ويفعّل الفروع للشركة.
5. حدّد لكل مستخدم «الفرع الأصلي :» وفروعه المسموحة من بطاقة المستخدم بزر «الفروع المسموحة».
6. من حفظ أول فرع يعمل فيه فورًا: تظهر خانة الفرع وفلتره واسم الفرع أسفل الشاشة في الشاشات التي يفتحها بعد الحفظ. أما المستخدمون الآخرون الذين كانوا داخل البرنامج فيخرجون ويدخلون من جديد، لأن فرع كل مستخدم يتحدد عند دخوله.

كل مستند قديم بلا فرع يُعد من «الفرع الرئيسي». لا يُعدَّل أي سجل قديم.

الفروع: العمل اليومي

• من له أكثر من فرع يختار فرعه بعد الدخول. من له فرع واحد يدخل مباشرة.
• اسم الفرع يظهر في شريط الحالة أسفل الشاشة. للتبديل أغلق الشاشات المفتوحة ثم انقر اسم الفرع، أو اضغط «تبديل الفرع» في تطبيق «الفروع».
• المستند الجديد يأخذ فرع الجلسة، والخانة معطلة إلا لمن يملك «تغيير فرع المستند».
• الدفاتر والمخازن والمشاريع المعروضة في المستند هي المشتركة وفرع الجلسة فقط. أسند لكل فرع دفاتره من «الدفاتر» فيصير ترقيمه مستقلًا.
• رأس طباعة الفاتورة والإيصال وأمر العمل وكشف الحساب يحمل اسم الفرع وعنوانه وهاتفه وشعاره. الفرع الرئيسي يطبع بيانات الشركة كما هي.

التعامل بين الفروع

• نقل بضاعة: فاتورة تحويل بين مخزن الفرع أ ومخزن الفرع ب، بالتكلفة. هذا الأنسب لأغلب الشركات.
• بيع وشراء بهامش: فاتورة بيع في الفرع أ عميلها «جاري فرع ب»، وفاتورة شراء في الفرع ب موردها «جاري فرع أ».
• نقد: إيصال صرف في أ طرفه «جاري فرع ب»، وإيصال قبض في ب طرفه «جاري فرع أ».
• راجع «مطابقة جاري الفروع» آخر كل شهر.

نسخ الفرع من مراكز التكلفة (اختياري)

لمن كان يستعمل مركز التكلفة كفرع. الزر في بطاقة الفروع، ويظهر للمدير ولمن يملك «الفروع» و«إظهار مستندات كل الفروع» و«تعديل الحركات».

1. افتح شاشة «نسخ الفرع من مراكز التكلفة».
2. اربط كل مركز تكلفة بفرعه في عمود «الفرع الذي يُنسخ إليه»، وحدّد «الفترة (اختيارية)» إن أردت.
3. اضغط «معاينة الأعداد» (F5) لترى كم مستندًا سيأخذ الفرع.
4. اضغط «تنفيذ النسخ بعد نسخة احتياطية» (F10). يأخذ البرنامج نسخة احتياطية كاملة أولًا، ثم يكتب الفرع على المستندات التي بلا فرع فقط.
5. للتراجع عن آخر عملية اضغط «التراجع عن آخر نسخ» (F11).

• القيد الذي يمس مراكز تكلفة لفروع مختلفة لا يُنسخ ويبقى للفرع الرئيسي.
• لا يتغير أي مبلغ أو حساب أو مركز تكلفة في أي حال.

الإعدادات والخيارات

الصلاحيات (في «صلاحيات المستخدمين»)

• المشاريع: «بطاقة المشاريع»، «تغيير مشروع المستند» (بدونها تظهر خانة المشروع معطلة)، «إظهار المشاريع المخفية»، «تخصيص المشاريع»، «حركة المشاريع وكشف المشروع».
• الفروع: «بطاقة الفروع»، «تغيير فرع المستند»، «إظهار مستندات كل الفروع»، «تقارير الفروع».
• المدير ومن يملك «إظهار مستندات كل الفروع» يرى كل الفروع. غيرهما يرى مستندات فروعه المسموحة فقط.

بعد التحديث

• العملاء الحاليون يرون كل شيء كما كان. الميزتان مطفأتان ولا خانة جديدة في أي شاشة ولا يتغير أي قيد أو مستند أو رصيد.
• تُمنح الصلاحيات الجديدة مرة واحدة لمن يملك ما يقابلها: «المشاريع» و«حركة المشاريع» لمن يملك «مراكز التكلفة»، و«تغيير مشروع المستند» و«تخصيص المشاريع» لمن يملك تغيير مركز التكلفة في المستند، و«الفروع» لمن يملك «إعدادات النظام»، و«تغيير فرع المستند» لمن يملك تغيير المخزن في المستند، و«إظهار مستندات كل الفروع» لمن يملك إظهار كل المستندات، و«تقارير الفروع» لمن يملك «التقارير الختامية».
• لتفعيل المشاريع: من تطبيق «الإعدادات» ← «إعدادات النـظام» أو بحفظ أول مشروع، ثم أسند المستندات القديمة من «تخصيص المشاريع» إن أردت.
• لتفعيل الفروع: أنشئ أول فرع، ثم حدّد فروع المستخدمين، ويعيد الآخرون الدخول. يُنصح بالبدء في أول الشهر.
• الشركة الجديدة: تأخذ مجموعة الإدارة كل صلاحيات المشاريع والفروع، والميزتان مطفأتان حتى التفعيل.
• يُنصح بالمشاريع لشركات المقاولات والتوريد والخدمات بالعقود، وبالفروع للشركة التي لها أكثر من موقع وتريد قاعدة واحدة وتقارير مجمعة.

الطباعة والتقارير

تقارير المشروع

• «حركة المشاريع» و«كشف المشروع» (A4): الإيرادات، التكاليف، المقبوضات، الربح، الموازنة مقابل الفعلي. وللبنود راجع موضوع «بنود المشاريع والانحرافات».
• فلتر «المشروع» في: كشف الحساب وكشف الخزينة، وأرصدة الحسابات، والحركة اليومية، وحركة الإيصالات، وحركة الفواتير، وحركة المخزون، وحركة صنف، وأرباح الفواتير، والحسابات الختامية، وشاشات البحث عن الفواتير والإيصالات والقيود وأوامر العمل.
  • يظهر الفلتر بعد تفعيل المشاريع. الشاشة التي كانت مفتوحة قبل التفعيل تُغلق وتُفتح من جديد.
  • فلتر «المشروع» في «ميزان المراجعة» أيضًا داخل لوحة «الفلاتر». الميزان المقيّد بمشروع يُكتب عليه «ميزان جزئي» واسم المشروع.
• القوائم المالية الرسمية بلا فلتر مشروع، لأنها للشركة كلها. البديل «كشف المشروع» و«الحسابات الختامية».
• عمود «المشروع» في قوائم تطبيق «المشاريع».

تقارير الفروع

افتح من «الرئيسية» تطبيق «الفروع» ← «تقارير الفروع» وفيها تبويبان:

• «مقارنة الفروع»: صافي الإيرادات والتكلفة والمصروفات وصافي الربح والهامش والمقبوضات لكل فرع في فترة.
• «مطابقة جاري الفروع»: رصيد «جاري ب» في دفاتر أ مقابل رصيد «جاري أ» في دفاتر ب، حتى تاريخ النهاية. الفرق يعني حركة في الطريق أو خطأ تسجيل.

خيار «استبعاد الحركات بين الفروع» في المقارنة يستثني الفواتير والإيصالات التي طرفها حساب جاري فرع، كي لا تتضخم المبيعات والمشتريات في المجموع.

• فلتر «الفرع» في التقارير وشاشات البحث:
  • من يرى كل الفروع يبدأ بـ«كل الفروع».
  • المستخدم المقيد يبدأ بفرع جلسته ولا يختار إلا من فروعه.
  • فلتر «الفرع» في «ميزان المراجعة» أيضًا. الفرع الرئيسي يشمل القيود القديمة بلا فرع، وقيود الافتتاح والإقفال تُحسب عليه.
• القوائم المالية الرسمية بلا فلتر فرع. البديل «مقارنة الفروع» و«الحسابات الختامية».
• فلتر الفرع وعموده في «أرشيف الورديات».

لوحة المشاريع (الواجهة الحديثة)

• بطاقات: المشاريع الجارية، مشاريع متأخرة، صافي الإيرادات، إجمالي التكلفة، صافي الربح، تجاوزت الموازنة. المبالغ تُقارن بالفترة السابقة بالطول نفسه، والنقر على بطاقة يصفّي القائمة.
• رسم «حسب الحالة» أو «الأعلى ربحًا» أو «حسب العميل».
• تنبيهات: مشروع متأخر، مشروع تجاوز موازنته، مشروع جارٍ بلا مستندات في الفترة، و«بنود تجاوزت المخطط»، وعند تفعيل «إلزام اختيار المشروع»: سطور قيد وإيصالات على حسابات الإيرادات والمصروفات بلا مشروع.
• قائمة لكل مشروع: أرقام الفترة، والهامش، واستهلاك الموازنة منذ البداية، والإنجاز الزمني. النقر المزدوج يفتح «حركة المشاريع» على المشروع والفترة نفسيهما.
• المستخدم المقيد بفرع يرى مستندات فروعه فقط.
• إن كانت الميزة مطفأة يظهر داخل البلاطة سطر هادئ «الميزة غير مفعّلة بعد».

لوحة الفروع (الواجهة الحديثة)

• بطاقات: الفروع، صافي الإيرادات، صافي الربح، الفرع الأعلى ربحًا، حركات بين الفروع، فروق مطابقة الجاري.
• رسم لصافي الربح أو الإيرادات أو حصة الإيرادات أو المستندات لكل فرع.
• تنبيهات: فرق مطابقة بين فرعين، فرع تنقص بطاقته الحساب الجاري أو المخزن أو الخزينة، فرع بلا مستندات، فرع بخسارة.
• قائمة مقارنة لكل فرع مع الحصة والترتيب وآخر مستند. النقر المزدوج يفتح «تقارير الفروع» على الفترة نفسها.
• الأرقام هي أرقام «مقارنة الفروع» (مع استبعاد الحركات بين الفروع) و«مطابقة جاري الفروع» نفسها.
• من لا يملك «إظهار الأسعار والمبالغ» يرى الأعداد فقط بلا مبالغ.

أسئلة شائعة

• مركز التكلفة قسم داخلي ثابت، مثل الإدارة أو الإنتاج.
• المشروع عمل له بداية ونهاية وعميل وموازنة، مثل عقد توريد.
• الفرع مكان عمل له مستخدموه ودفاتره ومخازنه.

ما لا تشمله الشاشة

• ميزانية متوازنة لكل فرع بقيود جاري آلية، وفرع في الإقفال السنوي. قائمة الدخل لكل فرع صحيحة.
• فلتر مشروع أو فرع في القوائم المالية الرسمية.
• تكلفة صنف مستقلة لكل مخزن.
• موازنة لكل حساب. (لبنود المشروع بتكلفتها المخططة راجع «بنود المشاريع والانحرافات».)
• الأرصدة الافتتاحية بعد الإقفال السنوي تُسجَّل للفرع الرئيسي.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع